·Vyplňte předmět zprávy
Výhodou emailu je, že za vás vyplní takové údaje jako je datum a čas, jimi se tedy už nemusíte zabývat. Co však musíte udělat, je doplnit předmět zprávy. Ten dává příjemci najevo, kvůli čemu jej kontaktujete a pomáhá také orientaci v emailové komunikaci.
·Oslovujte
Než se dostanete k samotnému textu zprávy, měli příjemce oslovit.
Správným oslovením totiž dáváte najevo úctu a můžete díky němu ihned
zapůsobit. Pokud má příjemce zprávy titul, zjistěte si ho. Jednáte-li
s inženýrem, napište "Dobrý den, pane inženýre," v případě
formálnější komunikace použijte frázi "Vážený pane inženýre." Neznáte-li
titul, zůstat můžete u pozdravení a oslovení příjmením.
·Dodržujte členitost
Rozčlenění na odstavce patří k formálním náležitostem každého
textu. Zpráva je přehlednější a lépe se pročítá. Prvním odsazením by
mělo být oslovení, následně vlastní text (ten můžete také rozdělit na menší
odstavce, v případě, že je text delší) a nakonec pozdrav a podpis.
Horizontální členění textu není to jediné, co můžete v emailu
použít. Pokud uvádíte nějaké důležité informace, zvýraznit je můžete tučně,
čímž zajistíte, že nesplynou se zbytkem textu. Jednat se může o ceny,
rozhodnutí, usnesení nebo vyjádření jiné důležité informace.