Jak by měl vypadat správný email

·Vyplňte předmět zprávy

Výhodou emailu je, že za vás vyplní takové údaje jako je datum a čas, jimi se tedy už nemusíte zabývat. Co však musíte udělat, je doplnit předmět zprávy. Ten dává příjemci najevo, kvůli čemu jej kontaktujete a pomáhá také orientaci v emailové komunikaci.

·Oslovujte

Než se dostanete k samotnému textu zprávy, měli příjemce oslovit. Správným oslovením totiž dáváte najevo úctu a můžete díky němu ihned zapůsobit. Pokud má příjemce zprávy titul, zjistěte si ho. Jednáte-li s inženýrem, napište "Dobrý den, pane inženýre," v případě formálnější komunikace použijte frázi "Vážený pane inženýre." ­Neznáte-li titul, zůstat můžete u pozdravení a oslovení příjmením.

·Dodržujte členitost

Rozčlenění na odstavce patří k formálním náležitostem každého textu. Zpráva je přehlednější a lépe se pročítá. Prvním odsazením by mělo být oslovení, následně vlastní text (ten můžete také rozdělit na menší odstavce, v případě, že je text delší) a nakonec pozdrav a podpis.

Horizontální členění textu není to jediné, co můžete v emailu použít. Pokud uvádíte nějaké důležité informace, zvýraznit je můžete tučně, čímž zajistíte, že nesplynou se zbytkem textu. Jednat se může o ceny, rozhodnutí, usnesení nebo vyjádření jiné důležité informace.

·Informujte o přílohách

V případě, že k emailu připojujete nějaké přílohy, příjemce o nich informujte. Obvykle stačí napsat např. "V příloze Vám zasílám kopii smlouvy." Přílohy se řadí až na konec emailové komunikace, takže pokud je vlákno konverzace dlouhé, budou až na samém konci, kde je lze snadno přehlédnout.